Ochrana osobních údajů

Tyto zásady popisují, co děláme s osobními údaji lidí, kteří navštíví web wordpress.znackarna.cz, pošlou nám poptávku balíčku správy WordPressu nebo si balíček u nás sjednají. Snažili jsme se je napsat tak, aby se daly přečíst jedním dechem. Kdyby vám něco nebylo jasné, napište nám.

Kdo vaše údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je značkárna s.r.o., IČO 29184550, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 285624 (dále „my").

S dotazy k osobním údajům nám pište na podpora@znackarna.cz nebo poštou na adresu sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože nám ho zákon neukládá.

Na co se zásady vztahují

• na návštěvu webu wordpress.znackarna.cz,
• na poptávku odeslanou formulářem na tomto webu,
• na zákazníky balíčků správy WordPressu: kontaktní osoby, osoby, které podepisují smlouvu, a fakturační údaje.

Nevztahují se na údaje návštěvníků a zákazníků vašeho webu, ke kterým se při správě dostaneme. U nich jste správcem vy a my jsme zpracovatel. Pravidla pro ně stanoví smlouva o zpracování osobních údajů, která je součástí smlouvy o správě (článek 16 obchodních podmínek).

Návštěva webu

Cookies nepoužíváme

Web nepoužívá cookies, a proto na něm nenajdete ani cookie lištu.

Měření návštěvnosti

Návštěvnost měříme nástrojem Umami, který provozujeme na vlastním serveru a který cookies nepoužívá. Vidíme jen souhrnná čísla: kolik návštěv web má, které stránky lidé čtou a odkud na web přišli. Konkrétního návštěvníka z nich nepoznáme. Důvodem je náš oprávněný zájem vědět, jestli web funguje a dává smysl (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Technické údaje

Při každé návštěvě posílá prohlížeč serveru technické údaje, bez kterých nejde stránku doručit: IP adresu, typ prohlížeče a adresu požadované stránky. Náš server je krátce uchovává v provozních záznamech kvůli bezpečnosti a hledání chyb. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném provozu webu.

Poptávka z formuláře

Jaké údaje sbíráme

• jméno a příjmení,
• e-mail,
• telefon (nepovinný),
• název firmy, pokud poptáváte za firmu,
• IČO (nepovinné),
• adresu webu, o který jde,
• zvolený balíček a infrastrukturu,
• vaši zprávu.

Spolu s poptávkou se automaticky uloží čas odeslání, IP adresa, identifikace prohlížeče (tzv. user agent) a znění informace o zpracování údajů, kterou jste u formuláře viděli. Jsou dokladem, že a kdy poptávka přišla a co jste o zpracování věděli.

K čemu je použijeme

Poptávku uložíme do našeho interního systému pro evidenci klientů. Pak:

• vám e-mailem pošleme potvrzení s rekapitulací a náš tým dostane upozornění, že poptávka čeká,
• se vám ozveme, doporučíme balíček a infrastrukturu a domluvíme další postup,
• vám z poptávky připravíme smlouvu, pokud se dohodneme.

Údaje z poptávky neprodáváme a neposíláme vám na ně reklamu.

Na jakém základě

• Vyřízení poptávky je jednání o smlouvě, o které jste nás sami požádali (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Když poptáváte za firmu nebo jinou organizaci, zpracováváme vaše údaje jako údaje jejího zástupce. Základem je pak náš oprávněný zájem s organizací o smlouvě jednat (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doklad o odeslání a ochrana formuláře před zneužitím vycházejí z našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Souhlas k tomu nepotřebujeme, a proto ho u formuláře nežádáme. Bez jména, e-mailu a adresy webu ale poptávku vyřídit nedokážeme.

Zákazníci balíčků

Jaké údaje

• jméno, příjmení, e-mail a telefon kontaktních osob a osoby, která podepisuje smlouvu,
• fakturační údaje: název nebo jméno, sídlo nebo adresu, IČO a DIČ; u zákazníků, kteří nepodnikají, i datum narození uvedené ve smlouvě,
• údaje o smlouvě: zvolený balíček a infrastrukturu, ceny, spravované weby, faktury a platby,
• komunikaci: požadavky a zprávy v Basecampu, e-maily a u balíčku Jistota i telefonická hlášení,
• údaje o podpisu smlouvy: jméno, které zadáte při online podpisu, čas podpisu, IP adresu a identifikaci prohlížeče,
• přístupové údaje k webu a hostingu, které nám ke správě svěříte.

Odkud je máme

Hlavně od vás. Údaje firem a podnikatelů ověřujeme ve veřejných rejstřících (ARES, DIČ v systému VIES).

K čemu a na jakém základě

• Uzavření a plnění smlouvy o správě webu, tedy správa, komunikace, řešení požadavků a fakturace (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U kontaktních osob firem je základem náš oprávněný zájem plnit smlouvu s firmou, kterou zastupují (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Vedení účetnictví a plnění daňových povinností, tedy vystavení a archivace faktur podle zákona o účetnictví a zákona o DPH (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Doklad o uzavření smlouvy a ochrana našich právních nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Reference. Podle obchodních podmínek (článek 15.4) smíme uvést název klienta, adresu jeho webu a snímek úvodní stránky, pokud to klient neodmítne. Citaci s vaším jménem zveřejníme, jen když s jejím zněním souhlasíte (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Odmítnutí i odvolání souhlasu stačí napsat do Basecampu nebo na podpora@znackarna.cz.

Údaje potřebné k uzavření smlouvy a k fakturaci od vás potřebujeme. Bez nich smlouvu uzavřít nejde.

Kdo další se k údajům dostane

Údaje nikomu neprodáváme. Pracují s nimi lidé z našeho týmu, kteří je k práci potřebují, a služby, které používáme k provozu. Tyto služby smějí údaje zpracovávat jen podle našich pokynů:

• INTERNET CZ, a.s. (Forpsi, Česká republika): pronájem serverů, na kterých běží web, interní systém s databází a úložiště dokumentů (například PDF smluv),
• WEDOS Internet, a.s. (Česká republika): úložiště šifrovaných záloh serverů,
• Postmark (USA): odesílání e-mailů, například potvrzení poptávky nebo smlouvy k podpisu,
• 37signals (Basecamp, USA): komunikace se zákazníky a evidence požadavků,
• Fakturoid (Česká republika): vystavování a evidence faktur.

Pokud to ukládá zákon, předáváme údaje i úřadům, například finančnímu úřadu nebo soudu.

Předávání mimo EU

Postmark a 37signals sídlí v USA. Údaje jim předáváme na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně na základě rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně u společností certifikovaných v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework.

Jak dlouho údaje držíme

• Poptávku, ze které smlouva nevznikla, smažeme 12 měsíců po poslední vzájemné komunikaci.
• Poptávku označenou jako spam smažeme do 30 dnů.
• Poptávka, ze které smlouva vznikla, se stává součástí údajů zákazníka.
• Údaje zákazníků, smlouvy a komunikaci držíme po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím skončení. Tak dlouho mohou trvat promlčecí lhůty případných nároků.
• Faktury a účetní doklady držíme 10 let od konce období, ve kterém jsme je vystavili, jak ukládá zákon o DPH.
• Technické záznamy serveru uchováváme krátce, jen po dobu potřebnou k zajištění bezpečnosti a hledání chyb.
• Měření návštěvnosti obsahuje jen souhrnná čísla bez osobních údajů.

Jak údaje chráníme

Do interního systému mají přístup jen lidé z týmu, kteří ho k práci potřebují, a každé přihlášení chrání dvoufaktorové ověření. Web i interní systém komunikují jen šifrovaně (HTTPS). Servery stojí v České republice a zálohy z nich ukládáme šifrované. Se službami, které údaje zpracovávají za nás, máme uzavřené podmínky zpracování.

Vaše práva

Máte právo:

• vědět, jaké údaje o vás máme, a dostat jejich kopii,
• nechat nepřesné údaje opravit,
• žádat výmaz údajů, které už nepotřebujeme nebo které zpracováváme neoprávněně,
• žádat omezení zpracování, například po dobu, kdy prověřujeme vaši námitku,
• dostat údaje, které jste nám poskytli kvůli smlouvě, ve strojově čitelné podobě,
• vznést námitku proti zpracování, které stojí na našem oprávněném zájmu,
• odvolat souhlas, pokud jste nám ho dali (typicky u citace v referencích).

Stačí napsat na podpora@znackarna.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do měsíce. Když si nebudeme jistí, že píšete opravdu vy, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

O nikom nerozhodujeme automaticky a nikoho neprofilujeme.

Pokud nesouhlasíte s tím, jak s údaji zacházíme, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Budeme ale rádi, když se nejdřív ozvete nám.

Změny zásad

Zásady můžeme upravit, například když začneme používat novou službu. Aktuální znění je vždy na této adrese i s datem účinnosti. Starší znění vám na požádání pošleme. O podstatných změnách dáme zákazníkům vědět e-mailem nebo v Basecampu.